Dicas de como fazer uma boa reunião online + apps

Com a chegada do isolamento social provocado pelo coronavírus, muitas empresas aderiram ao home office para poder continuar com suas atividades. Pensando nisso separamos as melhores dicas de como fazer uma boa reunião online com os colaboradores.

• Defina a pauta da reunião previamente

Para que a reunião seja mais otimizada e não se estenda a longas horas, o ideal é que você planeje com antecedência a pauta da reunião, ou seja, que você planeje previamente o que será abordado na reunião. Nós da BBCom sugerimos que você faça essa pauta por tópicos ou checklist, assim quando for falar não se esquecerá de nada e não se perderá no que escreveu.

• Defina quem participará da reunião

Selecione as pessoas chaves, ou seja, selecione aquelas que realmente não podem faltar na reunião, pois são importantes na tomada de decisão ou são aquelas que irão executar o plano repassado.

• Seja o mediador ou estabeleça um mediador para a reunião

Designe uma pessoa para mediar a conversa, pode ser você mesmo ou outra pessoa. É importante ter uma pessoa responsável por isso, para que assim a reunião tenha um bom andamento e uma boa organização, isto é, uma reunião sem dispersão e focada no tema da pauta, além de se fazer cumprir o início e término dela.

• Documente tudo

Coloque no papel tudo o que for falado e alinhado com a equipe, assim se alguém que não conseguiu participar da reunião devido à algum imprevisto poderá se interar sobre tudo o que aconteceu nela. E ainda por cima será um importante documento para revisar posteriormente com o intuito de analisar se o que foi tratado na reunião está em ordem.

• Escolha o aplicativo ideal para fazer as reuniões online

Escolha um aplicativo que atenda às suas necessidades e expectativas para a reunião. Por exemplo, veja quantas pessoas participarão dela, quanto tempo durará, se precisa compartilhar algum arquivo ou tela durante a reunião, para só então decidir qual aplicativo é o melhor para você e a sua equipe.
Aqui vai uma lista dos melhores aplicativos para fazer reuniões virtuais:

1- Zoom

É uma plataforma que permite fazer reuniões com até 1000 participantes e webinars com até 10 mil pessoas online, vem equipado com bate-papo em tempo real, salas simultâneas, compartilhamento de tela, transferência de arquivos, controle de microfones, quadro de anotações e gravador. Para a versão gratuita você pode realizar reuniões com até 100 pessoas e com limite de 40 minutos por reunião.

2- Microsoft Teams

Essa plataforma permite criar reuniões online com até 300 pessoas e sua versão paga permite fazer eventos online para até 10 mil pessoas, vem equipado com compartilhamento de tela, edição colaborativa de documentos da Microsoft e conexão com aplicativos externos como Trello e Evernote. Além disso também guarda 10 GB de arquivos por equipe e 2 GB por participante.

3- Skype

É uma plataforma que possui versão paga e gratuita que permite fazer reuniões com até 50 participantes por 1 hora. Além disso, você consegue gravar suas reuniões, conversar com as pessoas pelo chat privado ou em grupo, compartilhamento de tela e arquivos, integração com Outlook, e-mail e contatos do aparelho. E tem a versão Skype for Business em que é possível criar reuniões com até 250 participantes e vem com funções exclusivas.

4- EzTalks

É uma plataforma que possui versão paga e gratuita que permite fazer reuniões com até 100 participantes com duração máxima de 45 minutos. Além disso, você consegue fazer gravações, compartilhamento de tela, enquetes, anotações, controle de áudio, vídeo e agendamento.

5- Google Hangouts Meet

Em sua versão gratuita a plataforma permite conectar até 10 participantes em uma única reunião por vídeo. Agora, se precisa fazer uma reunião com até 100 pessoas, é necessário ser assinante do G Suites. Ele também permite compartilhamento de tela e bate-papo em tempo real.

6- Whereby

É uma plataforma que possui versão paga e gratuita que permite fazer reuniões com até 50 participantes. Além disso, você consegue compartilhar a tela e personalizar a identidade visual da sala.

7- Messenger

O bate-papo do Facebook serve também para fazer reuniões online por vídeochamada, nele você consegue conectar até 6 pessoas ao mesmo tempo.

8- Whatsapp

E não poderíamos deixar de mencionar o nosso queridinho whatsapp! Com ele é possível fazer reunião por chamada de vídeo com até 4 participantes.

Esse artigo foi útil para você? Se sim, deixe sua resposta nos comentários e se precisar de ajuda para tornar o processo comunicativo da sua empresa melhor, fale com a gente!

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